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Cómo evitar una regla de formato condicional en Excel que no funciona

Abr 24, 2020
Cómo evitar una regla de formato condicional en Excel que no funciona

El formato condicional de Microsoft Excel es una herramienta flexible que aplica el formato sobre la marcha; A medida que actualiza los datos, la regla actualiza el formato en consecuencia. Es fácil de aplicar pero no siempre funciona de la manera esperada. A veces ni siquiera te das cuenta de que no funciona como se esperaba.

En este artículo, veremos una regla de fórmula en Excel que funciona en una instancia, pero no en otra. Comenzaremos con una expresión simple que resalta valores específicos en un conjunto de datos de cuatro columnas. Luego, intentaremos aplicar la misma regla a un conjunto de etiquetas, donde fallará.

La regla de formato condicional que funciona

Probablemente ya haya trabajado con reglas de fórmula en Excel antes; son simples de implementar pero pueden ser complicadas. Al aplicar una regla a un conjunto de datos (básicamente una matriz), puede usar una regla para formatear los valores seleccionados. Para ilustrar, vamos a resaltar valores de menos de o igual que el valor 21 en la simple conjunto de datos se muestra en la Figura A . (El número 21 y el operador de igualdad son arbitrarios para el ejemplo).

Figura A

 Usaremos una regla de formato condicional para resaltar valores iguales
Para comenzar, seleccione los datos que desea formatear en Excel, en este caso, es C3: F6 y haga lo siguiente:

1.-En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional (en el grupo Estilos) y elija Nueva regla.
2.-Seleccione la última regla en el panel superior (Usar una fórmula).
3.-En el segundo panel, ingrese la siguiente expresión:
= C3: F6 <= 21
4.-Haga clic en la pestaña Formato y elija cualquier formato para aplicar. Elegí el rojo del menú desplegable Color (en la pestaña Fuente).
5.-Haga clic en OK y ver la fórmula y el formato ( Figura A ) antes de hacer clic en OK para ver los resultados mostrados en la Figura B .

Figura B

recultados formato condicional
Esta es una regla simple en Excel, y probablemente haya aplicado algo similar a su propio trabajo. Funciona muy bien como está, pero ¿qué sucede si desea resaltar solo los nombres correspondientes y no los valores? Puede suponer que la regla funcionaría igual para los nombres, pero no lo hace porque la referencia condicional contiene más de una columna. Veamos qué pasa.

Agregar un formato condicional

Al aplicar un formato condicional, selecciona el rango que desea formatear. Supongamos que en lugar de los valores, queremos aplicar el formato a los nombres correspondientes en la columna B. Si aplicamos la misma regla a B3: B6, vemos los resultados que se muestran en la Figura C . Como puede ver, no funciona como podría esperar. (Ingresé la misma expresión, C3: F6 <= 21.)

Figura C

error la expresión no devuelve los resultados que esperaba
El mayor problema con esta regla es que está funcionando, pero no de la manera que esperaba. Si no hubiera visto los resultados en la última sección, ¿habría notado el problema? Es posible que en un conjunto de datos tan pequeño, pero en uno grande, puede perderlo.

Este es uno de esos momentos en que una captura de pantalla es más efectiva que una explicación. La Figura D muestra la misma expresión ingresada en G3 y copiada a G6. Como puede ver, obtiene un resultado de “matriz”: cuatro valores VERDADERO o FALSO para cada fila. Los valores VERDADEROS en la columna G, coinciden con los valores formateados en la columna B. La regla no puede agrupar todos esos resultados en un valor para una sola columna: es una regla de columna a columna. Excel aplica los resultados VERDADERO / FALSO de la primera columna en el rango de reglas, columna C, a los valores de la columna B.

Figura D

La expresión devuelve un resultado de cuatro columnas
Es posible que haya notado que se ha expuesto otro problema: ¿por qué la celda en blanco, G3, devuelve VERDADERO? No busque más allá del operador de igualdad, <=. Al comparar valores utilizando un operador de igualdad, Excel evalúa una celda en blanco como si fuera 0; por lo tanto, una celda en blanco es menor o igual que 21.

En este punto, te estás preguntando qué va a trabajar en Excel.

Usa un operador lógico OR en formato condicional

El operador de igualdad que utilizamos en la última sección fue fácil de implementar, pero no funciona como se esperaba cuando se aplica a un rango de una sola columna. La respuesta en este caso es un operador OR. La regla es más difícil de escribir y manejar si usted tiene un montón de columnas, pero será funcionar como se espera.

Si no está familiarizado con el operador OR, aquí hay algunos conceptos básicos:

• El operador OR le permite comparar múltiples condiciones.

•Si alguna condición se evalúa como VERDADERA, el operador OR devuelve VERDADERO.

Nuestra expresión sigue:

= OR (C3 <= 21, D3 <= 21, E3 <= 21, F3 <= 21)

En lugar de expresar el conjunto de datos como una matriz, el operador OR nos permite comparar explícitamente cada valor en el conjunto de datos. Si cualquier condición devuelve TRUE, el o devuelve expresión TRUE y, en consecuencia, Excel aplica el formato condicional, como se muestra en la figura E .

Figura E

error solucionado formato condicional con operador logico
Cómo evitar errores con el formateo en Excel

Puede pensar que ver lo que no funciona no es útil, pero en este caso creo que sí. Es un buen ejercicio para comprender cómo Excel evalúa los rangos. Una vez que comprenda mejor cómo funcionan las cosas, puede evitar las reglas que no funcionan como se esperaba y lo que es peor, pasar desapercibidas.

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