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Cómo usar la función VLOOKUP en Excel

Jun 5, 2020
Cómo usar la función VLOOKUP en Excel

¿Alguna vez ha tenido una hoja de cálculo grande con datos en Excel y necesita una manera fácil de filtrar y extraer información específica? Si aprende a usar VLOOKUP en Excel, puede hacer esta búsqueda con una sola y potente función de Excel.

La función VLOOKUP en Excel asusta a mucha gente porque tiene muchos parámetros y hay varias formas de usarla. En este artículo aprenderá todas las formas en que puede usar esta función tan poderosa.

Parámetros de VLOOKUP en Excel

Cuando comience a escribir = VLOOKUP ( en cualquier celda de Excel, verá una ventana emergente que muestra todos los parámetros de función disponibles.

Examinemos cada uno de estos parámetros y su significado.

  • valor-buscar : el valor que está buscando en la hoja de cálculo
  • tabla-conjunto : el rango de celdas en la hoja que desea buscar
  • col-índice-núm : la columna de la que desea extraer su resultado
  • [Rango-buscar-marcador ] : modo de coincidencia (VERDADERO = aproximado, FALSO = exacto)

Parámetros VLOOKUP en Excel

Estos cuatro parámetros le permiten realizar muchas búsquedas diferentes y útiles de datos dentro de conjuntos de datos muy grandes.

Un ejemplo simple de Excel VLOOKUP

VLOOKUP no es una de las funciones básicas de Excel que podría haber aprendido, así que veamos un ejemplo simple para comenzar.

Para el siguiente ejemplo, utilizaremos una hoja de cálculo grande de puntajes SAT para escuelas en los Estados Unidos. Esta hoja de cálculo contiene más de 450 escuelas junto con puntajes individuales para lectura, matemáticas y escritura. Siéntase libre de descargar para seguir. Hay una conexión externa que extrae los datos, por lo que recibirá una advertencia al abrir el archivo, pero es seguro.

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crear un formulario simple en las celdas en blanco en el lado de la tabla

Tomaría mucho tiempo buscar en un conjunto de datos tan grande para encontrar la escuela que le interesa.

En su lugar, puede crear un formulario simple en las celdas en blanco al costado de la tabla. Para realizar esta búsqueda, solo haga un campo para la escuela y tres campos adicionales para puntajes de lectura, matemáticas y escritura.

un campo para la escuela y tres campos adicionales para leer,

A continuación, deberá utilizar la función VLOOKUP en Excel para que estos tres campos funcionen. En el campo Lectura , cree la función de la siguiente manera:

  • Tipo = VLOOKUP (
  • Seleccione el campo Escuela, que en este ejemplo es I2 . Escribe una coma.
  • Seleccione todo el rango de celdas que contienen los datos que desea buscar. Escribe una coma.

Seleccione todo el rango de celdas que contienen los datos que desea buscar

Cuando selecciona el rango, puede comenzar desde la columna que está utilizando para buscar (en este caso, la columna del nombre de la escuela) y luego seleccionar todas las otras columnas y filas que contienen los datos.

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Nota : La función VLOOKUP en Excel solo puede buscar en las celdas a la derecha de la columna de búsqueda. En este ejemplo, la columna del nombre de la escuela debe estar a la izquierda de los datos que está buscando.

  • A continuación, para recuperar el puntaje de lectura, deberá seleccionar la tercera columna de la columna seleccionada más a la izquierda. Entonces, escriba un 3 y luego escriba otra coma.
  • Finalmente, escriba FALSE para una coincidencia exacta y cierre la función con a ) .

Su función VLOOKUP final debería verse así:

= VLOOKUP (I2, B2: G461,3, FALSO)
La primera vez que pulse Entrar y terminar la función, usted notará el campo de lectura contendrá un # N / A .

 el campo Lectura contendrá una #N/A

Esto se debe a que el campo Escuela está en blanco y no hay nada que pueda encontrar la función VLOOKUP. Sin embargo, si ingresa el nombre de cualquier escuela secundaria que desea buscar, verá los resultados correctos de esa fila para el puntaje de lectura.

verá los resultados correctos de esa fila para la puntuación de lectura

Cómo lidiar con VLOOKUP siendo sensible a mayúsculas y minúsculas

Puede notar que si no escribe el nombre de la escuela en el mismo caso que aparece en el conjunto de datos, no verá ningún resultado.

Esto se debe a que la función VLOOKUP distingue entre mayúsculas y minúsculas. Esto puede ser molesto, especialmente para un conjunto de datos muy grande donde la columna que está buscando es inconsistente con la forma en que se capitalizan las cosas.

Para evitar esto, puede forzar que lo que está buscando cambie a minúsculas antes de buscar los resultados. Para hacer esto, cree una nueva columna al lado de la columna que está buscando. Escriba la función:

= RECORTAR (INFERIOR (B2))
Esto minúscula el nombre de la escuela y eliminará los caracteres extraños (espacios) que puedan estar en el lado izquierdo o derecho del nombre.

Mantenga presionada la tecla Mayús y coloque el cursor del mouse sobre la esquina inferior derecha de la primera celda hasta que cambie a dos líneas horizontales. Haga doble clic con el mouse para autocompletar toda la columna.

Haga doble clic con el ratón para rellenar automáticamente toda la columna

Finalmente, dado que VLOOKUP intentará usar la fórmula en lugar del texto en estas celdas, debe convertirlos a valores solamente. Para hacer esto, copie la columna completa, haga clic derecho en la primera celda y pegue solo los valores.

pegue solo los valores

Ahora que todos sus datos se limpian en esta nueva columna, modifique ligeramente su función VLOOKUP en Excel para usar esta nueva columna en lugar de la anterior iniciando el rango de búsqueda en C2 en lugar de B2.

= VLOOKUP (I2, C2: G461,3, FALSO)
Ahora notará que si siempre escribe su búsqueda en minúsculas, siempre obtendrá un buen resultado de búsqueda.

siempre obtendrás un buen resultado de búsqueda

Este es un útil consejo de Excel para superar el hecho de que VLOOKUP distingue entre mayúsculas y minúsculas.

VLOOKUP Coincidencia aproximada

Si bien el ejemplo de BÚSQUEDA de coincidencia exacta descrito en la primera sección de este artículo es bastante sencillo, la coincidencia aproximada es un poco más compleja. La coincidencia aproximada se utiliza mejor para buscar en rangos de números. Para hacer esto correctamente, el rango de búsqueda debe ordenarse correctamente. El mejor ejemplo de esto es una función VLOOKUP para buscar una calificación de letra que corresponda a una calificación de número.

Si un maestro tiene una larga lista de calificaciones de tareas de los estudiantes durante todo el año con una columna promediada final, sería bueno que la calificación de la letra correspondiente a esa calificación final salga automáticamente.

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 la calificación de la letra correspondiente a esa calificación final salga automáticamente
Esto es posible con la función BUSCARV. Todo lo que se requiere es una tabla de búsqueda a la derecha que contenga la calificación de letra apropiada para cada rango de puntaje numérico.

Esto es posible con la función VLOOKUP.
Ahora, utilizando la función VLOOKUP y una coincidencia aproximada, puede encontrar la calificación de letra adecuada correspondiente al rango numérico correcto.

En esta función VLOOKUP:

  • valor-buscar : F2, la calificación promedio final
  • tabla-conjunto : I2: J8, el rango de búsqueda de grado de letra
  • col-índice-núm  : 2, la segunda columna en la tabla de búsqueda
  • [Rango-buscar-marcador ] : VERDADERO, coincidencia aproximada

Una vez que termine la función VLOOKUP en G2 y presione Entrar, puede completar el resto de las celdas utilizando el mismo enfoque descrito en la última sección. Verá todas las calificaciones de letras debidamente rellenadas.

todas las calificaciones de las letras debidamente rellenadas
Tenga en cuenta que la función VLOOKUPen Excel busca desde el extremo inferior del rango de calificación con la puntuación de letra asignada hasta la parte superior del rango de la siguiente puntuación de letra.

Por lo tanto, “C” debe ser la letra asignada al rango inferior (75), y B se asigna al final (mínimo) de su propio rango de letras. VLOOKUP “encontrará” el resultado de 60 (D) como el valor aproximado más cercano para cualquier cosa entre 60 y 75.

VLOOKUP en Excel es una función muy poderosa que ha estado disponible durante mucho tiempo. También es útil para encontrar valores coincidentes en cualquier parte de un libro de Excel .

Sin embargo, tenga en cuenta que los usuarios de Microsoft que tienen una suscripción mensual a Office 365 ahora tienen acceso a una nueva función XLOOKUP. Esta función tiene más parámetros y flexibilidad adicional. Los usuarios con una suscripción semestral deberán esperar a que la actualización se implemente en julio de 2020.

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