20 consejos y trucos de Google Drive para mejorar la productividad

Google Drive es una de las herramientas más versátiles que podemos tener, ya que puede hacer de todo, desde ayudarnos a administrar el calendario, hasta mantener todo nuestro trabajo organizado en un solo lugar.

Con todas las funciones que ofrece, incluso los usuarios más frecuentes no conocen algunas de las más interesantes. Así que hemos hecho una lista de consejos para que puedas aprovechar al máximo Google Drive. Te sorprenderá saber la infinidad de cosas que podemos hacer para mejorar nuestra productividad.

1. Accede a archivos sin conexión

Una de las mejores características de Google Drive es que puedes acceder a tus archivos incluso cuando no estás conectado. Esto puede ser útil si estás en un avión o en un área sin acceso a Internet.

Abre Google Drive en tu computadora y haz clic en el ícono de engrane para abrir Configuración, este se encuentra en la esquina superior derecha.

Selecciona la pestaña General y desplázate hacia abajo hasta la sección «Sin conexión» y marca la casilla.

Ahora, cuando no estés conectado a Internet, aún podrás acceder a tus archivos y trabajar en ellos.

2. Comparte archivos con acceso controlado

Google Drive le brinda la posibilidad de compartir archivos con otras personas, pero también puede controlar lo que pueden y no pueden hacer con el archivo. Por ejemplo, puede dar permiso a alguien para ver un archivo pero no editarlo.

Para compartir un archivo, abra Documentos de Google y, en la esquina superior derecha, haga clic en el botón Compartir para abrirlo en Google Drive.
Luego proporcione las direcciones de correo electrónico de aquellos con quienes desea compartirlo y elija el nivel de acceso que desea que tengan.

 

• Haz clic en Editor y aparecerá un menú desplegable donde puede seleccionar Visor, Comentarista o Editor para ajustar lo que el receptor puede hacer con su archivo.
• Marca la opción «Notificar a las personas si desea que otros sepan que ha compartido un archivo con ellos».
• Hay otra opción para compartir los documentos a través de un enlace. Para hacer esto, haz clic en la barra Obtener enlace y ajusta la configuración de compartir en consecuencia.
• Por último, haz clic en Listo para compartir el documento.

3. Colaborar en documentos/proyectos

Esos días quedaron atrás cuando los correos electrónicos iban y venían para modificar un documento o proyecto. Ahora puede colaborar fácilmente con otros en tiempo real usando Google Drive. Puede optar por permitir que sus coeditores modifiquen y actualicen un archivo de Google Drive cuando lo comparte con ellos.

También tienes otras opciones para compartir, como:

• Archivo: para ver opciones adicionales para compartir.
• Descargar: comparta un archivo descargándolo en un formato diferente, como un documento de Word, un archivo PDF o un texto HTML.
• Publique en la web: cree una página web simple de su documento.
• Correo electrónico como archivo adjunto: envíe su archivo como archivo adjunto de correo electrónico.
• Colaboradores de correo electrónico: envíe un correo electrónico que incluya un enlace a su archivo.

Además, Google Drive ofrece herramientas que facilitan enormemente la colaboración con compañeros de trabajo, como chat, comentarios e historial de revisiones. Para saber más acerca de estas características, por favor vea la imagen a continuación:

1. Comentario

Para ver un hilo con todos los comentarios relacionados con el archivo ordenados cronológicamente, haz clic en el botón Comentar. También puedes dejar nuevos comentarios o responder a los existentes.

2. Comparte

Pasa el cursor sobre el botón Compartir para ver una descripción de la configuración de visibilidad actual del archivo. Para cambiar la configuración de uso compartido del archivo, haz clic en el botón Compartir. Puedes compartir el archivo con otras personas, cambiar la visibilidad o generar un enlace para compartir.

3. Actualmente viendo y chateando

Para chatear con otras personas que actualmente están viendo el archivo, haz clic aquí (vea el número 3 en la imágen). Vale la pena señalar que los chats no se guardan en la sección Comentarios.

4. Cursores

Cuando un colaborador edita un archivo, aparece un cursor de colores brillantes cuando está editando. Cualquier modificación realizada por el individuo será visible en tiempo real.

5. Agregar comentarios

Puedes usar comentarios para adjuntar un mensaje rápido a una parte específica del archivo. Cualquier comentario que hagas es visible para tus colaboradores, quienes pueden responder al mismo. Para comentar, haz clic derecho en el texto que deseas comentar, luego selecciona Comentar en el menú desplegable. Tus colaboradores pueden responder al comentario Respondiendo o Resolviéndolo.

4. Chatea mientras colaboras

Google Drive ofrece una función de chat en tiempo real para que pueda comunicarse con sus colaboradores mientras trabaja en el mismo documento. Esto puede ser útil si desea hacerle una pregunta a alguien u obtener su opinión sobre algo. Para usar la función de chat:

• Abre un archivo de Google Drive (documento, hoja de cálculo o presentación).
• Selecciona Chat en el menú desplegable en la parte superior derecha. Si eres la única persona en el archivo, esta función no funcionará.
• Rellena el chatbox con tu mensaje.
• Puede cerrar la ventana de chat haciendo clic en Cerrar en la esquina superior derecha cuando haya terminado.

💡 Nota : Cualquiera que vea el archivo está incluido en todos los chats en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Las conversaciones no se guardan en el archivo.

5. Asigna tareas a otros a través de comentarios

Si desea asignar una tarea a alguien, puede hacerlo agregando un comentario al documento. Los comentarios son una excelente manera de realizar un seguimiento de lo que se debe hacer y quién es responsable de hacerlo.

• Abre el documento y haga clic en el botón Comentar en la esquina inferior derecha para agregar un comentario.
• Luego escribe tu comentario y presiona Enter .

6. Usa plantillas

Google Drive viene con varias plantillas que puede usar para crear documentos rápida y fácilmente. Por ejemplo, hay una plantilla para crear currículos, facturas y agendas de reuniones. Para usar esto:

Abra Google Drive y haga clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda para acceder a las plantillas.
Luego seleccione Plantilla donde puede buscar el tipo de plantilla que necesita.
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7. Usa atajos de teclado

Google Drive viene con varios métodos abreviados de teclado que pueden ahorrarle tiempo al trabajar con documentos. Por ejemplo, puede presionar Ctrl+S en su teclado para guardar un documento.

Para ver una lista completa de los métodos abreviados de teclado, abra Google Drive y haga clic en el botón Ayuda en la esquina superior derecha.
Luego, en el cuadro de búsqueda, escriba Métodos abreviados de teclado . Aquí obtendrá numerosos resultados.
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De esta lista, elija el que necesita y luego haga clic en Entrar .
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8. Utilice la función OCR

Google Drive también contiene una ingeniosa herramienta de reconocimiento de texto escondida en la interfaz web (y la aplicación de Android, desafortunadamente no en la aplicación de iOS). Esta herramienta, llamada reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede escanear una imagen y extraer el texto.

Simplemente cargue una imagen o PDF en Google Drive y haga clic con el botón derecho en los archivos y seleccione Abrir con.
Luego haga clic en Google Doc para convertir la imagen/PDF en un documento modificable de «solo texto».
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9. Personaliza tus archivos

Google Drive le permite personalizar sus archivos cambiando la fuente, el tamaño y el color del texto. También puede agregar una imagen a sus archivos. Aquí está cómo hacerlo:

Abra el documento y haga clic en el botón Formato .
Luego seleccione Texto y haga sus cambios.
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Para agregar una imagen, haga clic en el botón Insertar , seleccione Imagen y se le darán diferentes opciones para elegir cómo desea agregar la imagen.
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10. Destacar archivos y carpetas

Si necesita acceder a un archivo o carpeta con frecuencia, puede destacarlo para que sea más fácil encontrarlo más tarde. Así es como se hace:

Ábrelo y haz clic en el botón Estrella .
La estrella se volverá amarilla para indicar que el archivo o carpeta se ha destacado.
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Además, si desea ver todos sus archivos y carpetas destacados.

Abra Google Drive y haga clic en el botón Destacado en el panel de navegación del lado izquierdo.
Aquí verá todos sus archivos o carpetas destacados en un solo lugar.

11. Usa la búsqueda avanzada

Puede utilizar la búsqueda avanzada para buscar archivos y carpetas de forma rápida y sencilla. Por ejemplo, puede utilizar la búsqueda avanzada para buscar archivos que se modificaron la semana pasada o archivos que contengan una determinada palabra o frase.

Para usar la búsqueda avanzada, abra Google Drive y navegue hasta la barra de búsqueda.
Luego escriba sus palabras clave de búsqueda y presione Entrar .
O bien, puede seleccionar las opciones de búsqueda para abrir un formulario de búsqueda más detallado. Complete ese formulario, luego haga clic en Buscar .
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12. Adjunte un archivo a un calendario de eventos de Google

Google Drive le permite adjuntar archivos a los eventos de Google Calendar. Esta es una excelente manera de mantener todos sus documentos relacionados con eventos en un solo lugar.

Para adjuntar un archivo, abra Google Calendar y cree o edite un evento.
Luego haga clic en el botón Agregar y seleccione Archivo adjunto . A continuación, puede seleccionar el archivo que desea adjuntar.
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13. Realice un seguimiento de la actividad de Google Drive y las versiones de archivos

Si desea realizar un seguimiento de la actividad en su cuenta de Google Drive o las versiones de sus archivos, puede hacerlo utilizando las funciones de Actividad y Versiones. La función Actividad le permite ver una lista de los cambios recientes realizados en sus archivos. La función Versiones le permite ver una lista de todas las versiones anteriores de un archivo y volver a una versión anterior si es necesario. Para acceder a la función Actividad:

Abra Google Drive y haga clic en el botón Ver detalles en la esquina superior izquierda.
Luego selecciona Actividad .
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Para acceder a la función Versiones , abra el archivo que desea rastrear y haga clic en el botón Archivo en la esquina superior.
A continuación, seleccione Historial de versiones .
Aquí verá dos opciones: Nombre de la versión actual (Dé un nombre a esta versión para realizar un seguimiento de ella en el historial de versiones) y Ver historial de versiones. Al hacer clic en Ver historial de versiones, todo el historial de trabajo se mostrará en la pantalla.

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14. Usa escritura por voz

Si desea escribir sin usar las manos, puede usar la función de escritura por voz en Google Drive.

Para usar la escritura por voz, abra Google Drive, haga clic en el botón Nuevo y seleccione «Documentos de Google».
En el documento, vaya a Herramientas y aparecerá una lista de opciones.
Aquí haga clic en Dictado por voz .
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Luego puede comenzar a hablar y su texto aparecerá en el documento.

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15. Traducir documentos a otros idiomas

La traducción de idiomas es una función integrada en Google Drive. Esto significa que puede traducir documentos hacia y desde otros idiomas con solo unos pocos clics. Esta característica le permitirá trabajar con colegas y clientes de todo el mundo. Para usar esta función:

Abra el documento que desea traducir y haga clic en el menú Herramientas en la parte superior.
Luego seleccione Traducir documento. A continuación, puede elegir los idiomas entre los que desea traducir.
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16. Guarde archivos e imágenes en Google Drive en dispositivos móviles

La mejor parte de Google Drive es que puedes acceder a él desde cualquier lugar, incluido tu teléfono. Esto significa que puede guardar fácilmente archivos e imágenes en su cuenta de Google Drive mientras viaja. Para hacer esto:

Abra el archivo o la imagen que desea guardar y seleccione el botón Compartir .
Luego seleccione Agregar a Drive. A continuación, se le pedirá que inicie sesión en su cuenta de Google Drive. Una vez que haya iniciado sesión, el archivo o la imagen se guardará en su cuenta de Google Drive.

17. Adjuntar archivos a Gmail

Puede adjuntar archivos de Google Drive a sus mensajes de Gmail, lo que les permite trabajar juntos en un documento o compartir fotos con familiares, amigos y colegas.

Así puedes hacerlo:

Abre Gmail y redacta un nuevo mensaje.
Seleccione Google Drive en el menú desplegable.
Elige los archivos que quieras adjuntar.
Decide cómo quieres enviar el archivo en la parte inferior de la página:
Este vínculo funciona para cualquier archivo almacenado en Google Drive, incluidos los documentos generados con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google .
Adjunto: esta función solo está disponible para archivos que no se crearon con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
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Una vez hecho esto, seleccione Insertar .
Gmail verifica para determinar si sus destinatarios tienen acceso a un archivo de Google Drive cuando lo adjunta a un mensaje. Si no es así, se le pedirá que ajuste la configuración para compartir el archivo antes de enviar su mensaje.

18. Tabla de contenido autogenerada

Es posible que no piense en Google Drive como un lugar para crear una tabla de contenido, pero en realidad hace un gran trabajo. Puede usar esta función para generar automáticamente una tabla de contenido para documentos extensos.

Una tabla de contenido le permite ver la estructura de su documento. Puede agregar o eliminar la tabla de contenido en cualquier momento.

Abra un documento de Google Docs en su PC y coloque el cursor donde desee agregar la tabla de contenido en el documento.
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Vaya a Insertar y desplácese hacia abajo hasta Tabla de contenido . También puede elegir la apariencia de la tabla de contenido.
Para eliminar la tabla de contenido, simplemente haga clic derecho sobre ella y seleccione Eliminar tabla de contenido .

19. Accede a los archivos eliminados

Puede acceder a los archivos eliminados de su cuenta de Google Drive. Si elimina un archivo de su cuenta de Google Drive, se moverá a la carpeta Papelera. La carpeta Papelera es una carpeta especial en Google Drive que almacena todos los archivos que se han eliminado de su cuenta.

La carpeta Papelera solo está disponible para usted. Esto significa que puede acceder desde cualquier dispositivo o computadora que esté conectada a su cuenta de Google Drive. Todos los archivos de la carpeta Papelera se eliminan automáticamente después de 30 días.

Para acceder a la carpeta Papelera:

Abre Google Drive y ve a Papelera en el panel del lado izquierdo.
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Luego verá una lista de todos los archivos que se han eliminado de su cuenta. A continuación, puede restaurar cualquiera de los archivos que desee.

20. Edite documentos y hojas de cálculo con la aplicación móvil

Muchas veces, debe acceder y editar documentos y hojas de cálculo sobre la marcha y una aplicación móvil hace un muy buen trabajo para ayudarlo con eso.

Google Drive tiene aplicaciones móviles dedicadas para dispositivos Android e iOS . La aplicación le permite editar fácilmente documentos y hojas de cálculo en su teléfono o tableta y se puede descargar y usar de forma gratuita.

Conclusión
Google Drive es un poderoso servicio de almacenamiento basado en la nube que le permite almacenar y compartir archivos fácilmente con otros. En este artículo, hemos cubierto algunos de los mejores consejos y trucos para usar Google Drive.

Estos consejos lo ayudarán a aprovechar al máximo Google Drive. Hemos cubierto cómo crear y editar documentos y hojas de cálculo, cómo adjuntar archivos a los mensajes de Gmail y cómo acceder a los archivos eliminados de su cuenta. Esperamos que encuentre útiles estos consejos