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Cómo usar los estilos de Excel de una manera eficiente

Abr 24, 2020

Los estilos son una característica de Microsoft Word, ¿verdad? Te sorprendería saber que Microsoft Excel también usa estilos, aunque la naturaleza de los datos no requiere el mismo tipo de opciones robustas. Los estilos de Excel son más fáciles de usar que los de Word. Si no los usas porque crees que son complicados, tal vez quieras reconsiderarlo. En este artículo, te presentaré los estilos de Excel y te mostraré cómo usarlos para usarlos más eficientemente en Excel.

Estoy usando (el escritorio) Office 365 pero puedes usar una versión anterior. Puedes trabajar con tus propios datos o descargar el archivo .xls de demostración. Los estilos están disponibles en la edición del navegador.

¿Qué es un estilo de Microsoft Excel?

Si no trabajas con estilos, te preguntarás qué tienen de especial. La respuesta fácil es que te ayudan a trabajar más eficientemente.

Un estilo es una colección de formatos que puedes aplicar simultáneamente. Por ejemplo, puede que quieras que todas las celdas de entrada tengan un fondo verde con una fuente blanca. Al usar un estilo, puedes aplicar ambos formatos al mismo tiempo. Ahora, eso no suena como algo importante, pero hay más.

Si decides cambiar el formato de las celdas de entrada, no tienes que cambiar todas esas celdas individualmente. Simplemente cambias el estilo y todas las celdas de entrada se actualizan automáticamente, lo que funciona de manera eficiente.

Estilos en Microsoft Excel

Los estilos no son tan obvios en Excel (y otras aplicaciones de Office 365) como en Word. En la ficha Inicio, encontrarás estilos en el grupo Estilos, Formato de una tabla y Estilos de la celda. Vamos a trabajar con la opción Estilos de Celda. Como puedes ver en la Figura A, el menú desplegable ofrece varios estilos de celda incorporados.

Figura A

estilos en excel
Tanto si te das cuenta como si no, estás usando un estilo llamado Normal, que es el formato escaso que ves cuando introduces datos en una nueva hoja. Hacia la parte inferior de la galería (Figura A) verás Coma, Coma[0], Moneda, y así sucesivamente. También ya estás usando estos estilos cuando eliges uno de la lista desplegable del grupo de números.

Para evaluar rápidamente el formato de un estilo, sin aplicarlo, haz clic con el botón derecho del ratón en la galería y elige Modificar. El cuadro de diálogo resultante que se muestra en la Figura B muestra los formatos de Normal. No todos los tipos de formato estarán presentes, como en este.

Figura B

modificar formato de estilos
Trabajando con estilos en Excel

Si estás trabajando con un libro de trabajo existente, es probable que alguien haya usado un estilo o dos. Por ejemplo, supongamos que abres la plantilla Calculadora de Hipotecas de Excel.xlsx. Verá datos y algún formato que hace que la hoja sea más legible. Seleccione una celda con formato y luego haga clic en el menú desplegable Estilos de celda. En la Figura C, verás que la celda I9 tiene aplicado el estilo de entrada. Puedes saberlo por el borde grueso que rodea el estilo actual (en la galería).

Figura C

aplicar estilos en excel
Esta parte es importante: Si ves el formato pero Normal está seleccionado en la galería de Estilos, sabes que estás viendo el formato directo; ese formato fue aplicado manualmente. El formato directo, o único, está bien, pero cuando empiezas a mezclarlo demasiado con los estilos, las cosas se pueden volver confusas. A la larga es mejor modificar el estilo que aplicar manualmente más formato a una celda que tiene un estilo aplicado.

Veamos qué sucede con la celda I9 cuando modificamos el estilo de entrada:

1.-Clic en el menú desplegable Estilos de celda y clic derecho en Entrada.
2.-Seleccionar Modificar.
3.-En el diálogo resultante, hacer clic en Formato.
4.-Clic en la ficha Rellenar y elegir un color diferente, digamos un naranja claro.
5.-Haz clic en Aceptar dos veces.

Como puedes ver en la Figura D, la celda I9, ahora tiene ese fondo naranja claro. ¿Esperabas que todas las celdas grises, E3:E9, cambiaran de color de relleno? (Lo esperaba.) La explicación es simple: Sólo I9 está usando el estilo de entrada. Las celdas grises de la columna E usan otros estilos, como Cantidad, Porcentaje, etc. Si comprueba estos estilos, verá que no incluyen un color de relleno. Por lo tanto, el color de relleno gris es un formato directo. La ventaja, en este punto, es conocer los estilos subyacentes para poder modificar el formato con un mínimo de confusión y esfuerzo. Recuerde, cambiar un estilo es preferible a muchos formatos directos.

Figura D

cambiando el color de las celdas
Ahora, hagamos un cambio más drástico. Supongamos que quieres añadir negrita a las celdas en cursiva en las columnas E y G y cambiar el color de la fuente a verde oscuro. Ahora, podrías usar el formato directo en una de esas celdas y luego usar el Pintor de Formatos, pero modificar el estilo aplicado es más rápido y garantiza la consistencia en el futuro. Intentemos eso.

Primero, revisa una de las celdas para ver qué estilo se aplica. (Te mostré cómo hacerlo antes. En este caso, el estilo es explicativo. Con la galería abierta, continúe de la siguiente manera:

1.-Haga clic con el botón derecho del ratón en el estilo Explicativo (en la galería).
2.-En el diálogo resultante, haz clic en la pestaña Formato.
3.-Haga clic en la pestaña Fuente y cambie el estilo de fuente a Negrita cursiva.
4.-En el menú desplegable Color, elija el verde oscuro (Figura E).
5.-Haz clic en Aceptar dos veces.

Figura E

formato de celdas
La figura F muestra las celdas actualizadas. Sólo se necesitaron unos pocos clics para cambiar todas esas celdas.

Figura F

aplicar estilo color varias celdas a la vez
Actualizamos el estilo de la Explicación, cambiando el formato de varias celdas a la vez. Es importante recordar que si tienes otras celdas con el mismo estilo, también se actualizarán. En la mayoría de los casos, eso es lo que querrás. Si no, puede que tengas que crear un nuevo estilo. Utiliza la opción Duplicar en lugar de elegir Modificar (en la galería), luego nombra el nuevo estilo y haz los cambios. Es más rápido que empezar desde cero.

Los estilos de las celdas reflejan el tema que se aplica a todo el archivo del libro de trabajo. Cuando cambias un tema a otro, los estilos de las celdas cambian en consecuencia, además son fáciles de implementar. Saber que existen y cómo determinar lo que está en uso y cómo modificar un estilo son las claves para usarlos eficientemente.

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