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Como crear una tabla dinámica en Excel para reorganizar datos

Jun 5, 2020
Como crear una tabla dinámica en Excel para reorganizar datos

Antes de que Microsoft Excel agregara la herramienta de tabla dinámica, tenía que usar funciones y características de resumen para organizar y analizar sus datos. A menudo era un trabajo difícil, o peor, elusivo. Si todavía estás trabajando de esa manera, estás trabajando demasiado duro.

Pruebe la herramienta de tabla dinámica de Excel para convertir sus datos sin procesar en informes significativos. Si suena demasiado complejo, realmente no lo es. Es una herramienta flexible que lo ayudará a ser más productivo.

Una tabla dinámica en Microsoft Excel reorganiza los datos rápidamente en un informe significativo, ¡y es fácil de usar!

¿Qué es una tabla dinámica?

La herramienta PivotTable de Excel es fácil de usar, pero si no está familiarizado, es posible que se vea obstaculizado un poco al principio. Una tabla dinámica es un objeto que le permite analizar datos reorganizando y resumiendo un rango específico de datos con fines informativos. La pantalla está separada de los datos de origen y no cambia los datos de origen de ninguna manera. En Excel, la tabla dinámica se refiere a la herramienta que lo ayuda a crear una tabla dinámica.

Es una gran herramienta si tiene grandes o pequeñas cantidades de datos porque puede pivotar los datos para obtener la información que necesita rápidamente en un diseño significativo. Específicamente, puede reorganizarse ordenando, agrupando, sumando, contando, etc.

Antes de continuar, analicemos los términos datos e información . Los datos se refieren a los valores en el formato de fila y columna bidimensional. La información es lo que obtiene de esos datos de manera significativa, por ejemplo, qué personal de ventas cumplió con sus cuotas o qué estudiante de cada clase tiene el promedio más alto.

Con una tabla dinámica, puede mostrar las ventas mensuales por productos, regiones de ventas o incluso personal. Si es profesor, puede mostrar los promedios de los alumnos por clase o materia. Mantengo un total acumulado de ingresos por clientes que usan una tabla dinámica. En una hoja de cálculo bidimensional, no se puede discernir fácilmente información significativa.

Paso uno: Identifique los datos de origen

Antes de poder crear una tabla dinámica, debe identificar los datos que desea analizar. Los datos no deben contener filas o columnas en blanco, subtotales, y deben estar en formato tabular. La Figura A muestra un conjunto simple de datos de ventas por fecha, personal y región. Ahora, comencemos el proceso de mostrar los totales de ventas por parte del personal utilizando una tabla dinámica. Haga clic en cualquier lugar dentro del conjunto de datos para comenzar y luego haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en Tabla dinámica en el grupo Tablas.
  2. En el cuadro de diálogo resultante, asegúrese de que el rango sea correcto (siempre lo es, pero esta es una buena manera de detectar una fila o columna en blanco fuera de la pantalla).
  3. Especifique si desea la nueva tabla dinámica en la hoja de trabajo existente o en una nueva hoja de trabajo. Trabajaremos en la hoja de trabajo existente para que podamos ver tanto los datos como la tabla dinámica. Para hacerlo, haga clic en la flecha del control de Ubicación, lo que reducirá el cuadro de diálogo solo a ese control. Luego, haga clic en la celda de anclaje para el nuevo marco (en la hoja), y luego regrese al cuadro de diálogo haciendo clic en la flecha. Como puede ver en la Figura A , hice clic en F3 como la celda de anclaje.
  4. Haga clic en Aceptar.

Figura A

La herramienta PivotTable nos ayudará a analizar este sencillo conjunto de datos.

En este punto, tiene un marco de tabla dinámica ( Figura B ), pero está vacío. En la siguiente sección, construirá la tabla dinámica utilizando las opciones de marco.

Figura B

La herramienta Tabla dinámica inserta un marco en blanco.

Paso dos: identifique los campos y valores

Con el marco en su lugar, está listo para colocar las columnas, filas y valores. Consideremos lo que queremos y cómo lograrlo antes de comenzar a arrastrar los campos: queremos mostrar los totales de ventas.

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El panel Campo de tabla dinámica ofrece la configuración que necesita para completar el marco. Si no lo ve, haga clic dentro del marco. Si aún no lo ve, haga clic con el botón derecho en el marco y elija Mostrar lista de campos en el submenú resultante. Una vez que el panel esté disponible, arrastre Personal desde el panel superior al campo Filas y luego arrastre Cantidad al campo Valores. La herramienta de tabla dinámica tendrá una suma predeterminada para ese campo. (Puede cambiarlo haciendo clic en la flecha hacia abajo y seleccionando Configuración del campo de valor).

Como es, la tabla dinámica es un poco aproximada ( Figura C ). Afortunadamente, puede agregar formatos y cambiar nombres de campo para crear un mejor informe. Primero, haga clic en F3 y reemplace las Etiquetas de fila con Personal . Luego, haga clic en G3 y reemplace la Suma de Monto por Ventas Totales . Finalmente, formatee los valores en la segunda columna de la siguiente manera:

  1. Haga clic con el botón derecho en la celda del encabezado Gran total.
  2. Elija Formato de número del submenú resultante.
  3. Elija Moneda en la lista Categoría.
  4. Haga clic en Aceptar.

Figura C

La configuración predeterminada no incluye nombres de campo y formato significativos.

Los cambios sutiles que se muestran en la Figura D completan la imagen. Con unos pocos clics y arrastres, ahora conoce las ventas totales de todo el personal. ¡Felicidades! Acaba de crear su primera tabla dinámica. Ahora, revisemos algunas formas de cambiar la información que se muestra en la misma tabla dinámica.

Figura D

Esta sencilla tabla dinámica requiere poco esfuerzo para crear, pero los retornos son enormes.

Vamos a practicar

Crear esa mesa fue fácil; modificarlo puede complementar o cambiar completamente la información que muestra la tabla. La Figura E muestra el resultado de arrastrar el campo Fecha a la lista Columnas. El resultado es un subtotal para el personal por fecha, con un solo cambio. El total final (Gran total) es el mismo que en la tabla original.

Figura E

Puede agregar subtotales rápidamente.

Ahora mezclemos las cosas arrastrando la Región al campo Filas. Si lo hace, las pantallas incluso más detalles acerca de los datos de origen y los subtotales fecha ahora están divididos entre las regiones, como se muestra en la Figura F . Observe que los totales generales de la persona y la región siguen siendo iguales a los subtotales de fecha. Todo lo que estamos haciendo es agregar más información al mostrar más detalles.

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Figura F

Agregue más detalles.

Intentemos un cambio más: muestremos los totales de fechas por trimestres. Para hacerlo, haga clic en cualquier celda de encabezado de fecha (G4 a J4) y elija Agrupar del submenú resultante. Las opciones de agrupación son muy flexibles y vale la pena explorarlas más adelante. Por ahora, deseleccione Meses en la lista Por, seleccione Trimestres y haga clic en Aceptar ( Figura G ). Todas las fechas caen en el segundo trimestre, como se puede ver en la Figura H . A medida que agrega más fechas, una actualización rápida de la tabla dinámica mostrará automáticamente las fechas del primer, segundo, tercer y cuarto trimestre.

Figura G

Visualice los importes de ventas en subtotales de trimestre.

Figura H

La agrupación es solo una de las muchas formas en que puede organizar los datos de origen.

Has visto la punta del iceberg, y la única forma de aprender más es comenzar a explorar. Agregar y eliminar campos; arrastre filas a columnas y columna a filas, revise los diferentes campos y configuraciones de agrupación. ¡No se alarme si crea un desastre! Eso es parte del proceso de aprendizaje.

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No puedo decirte cuántas veces he pensado, “Eso no es lo que quería hacer”, al trabajar con una tabla dinámica. Una vez que lo domine, encontrará muchas razones para convertir sus datos en información significativa a través de la herramienta Tabla dinámica.

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