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Cómo imprimir fácilmente hojas de Excel en Blanco y Negro

Abr 24, 2020
Cómo imprimir fácilmente hojas de Excel en Blanco y Negro

Los colores son geniales para la legibilidad en pantalla mientras se trabaja en Microsoft Excel. Puedes usarlos para denotar celdas de entrada, celdas de fórmulas, para delinear secciones y mucho más.

Todas esas pistas visuales son útiles para el usuario, pero no siempre para la persona que está viendo una copia impresa. Todos los formatos que ha aplicado para facilitar el uso de la hoja pueden interferir con la legibilidad al imprimir los datos. Afortunadamente, es fácil imprimir una hoja en color en blanco y negro. En este artículo, te mostraré cómo imprimir en blanco y negro manualmente y usando un procedimiento VBA.

Estoy usando el Office 365 (de escritorio) pero puedes trabajar con versiones anteriores. Ninguna de las dos formas es soportada por la edición del navegador. Puedes trabajar con cualquier libro de trabajo o descargar el archivo .xls de demostración.

Cómo imprimir en blanco y negro manualmente en Excel

La forma más fácil de imprimir en blanco y negro es establecer manualmente el ajuste de impresión. Los usuarios deben recordar configurarlo si el ajuste no se guarda. Podemos ilustrar rápidamente esta solución rápida usando la plantilla de Excel que se muestra en la Figura A. (La elijo porque tiene muchos formatos de color.) Ahora, vamos a ver el proceso:

1.-Haz clic en la pestaña Diseño de página.
2.-Haz clic en el lanzador de diálogos del grupo Configuración de página.
3.-En el diálogo resultante, haz clic en la pestaña Hoja.
4.-En la sección Imprimir, marca la opción Blanco y negro
5.-Haga clic en Aceptar.

Figura A

clic en la pestaña Diseño de página

elegir la opción en blanco y negro
Para ver los resultados de la comprobación de este ajuste, haga clic en la opción Imprimir de la pestaña Archivo (área de bastidores). Como puede ver en la Figura C, no hay colores de fondo o de fuente que se envíen a la impresora, ¡a pesar de lo que se ve en la pantalla!

Figura C

vista previa impresion en blanco y negro
Si siempre quieres imprimir en blanco y negro y no tienes otras hojas en el archivo para considerar, puedes guardar el libro de trabajo con esta configuración marcada, y listo. Sin embargo, puede que tengas situaciones que justifiquen una mayor flexibilidad.

También te puede interesar: Cómo dividir una columna usando la función SI/IF () en Excel

Cómo automatizar la impresión en blanco y negro en Excel

La facilidad es siempre la mejor manera de hacerlo, pero los libros de trabajo a menudo tienen más de una hoja, y esas hojas tienen diferentes necesidades de impresión. Si, por ejemplo, tienes más hojas y quieres que sólo la hoja1, se imprima en blanco y negro, puedes usar un simple procedimiento de Editor de Visual Basic (VBE) para que eso suceda. No te preocupes si no estás familiarizado con el VBA; te mostraré exactamente qué hacer.

En primer lugar, si utilizas una versión en cinta, guarde su libro de trabajo como un archivo habilitado para macros (.xlxm). Luego, presiona Alt+F11 para abrir el VBE. Elija este libro de trabajo en el Explorador del proyecto. Si no está abierto, presiona Ctrl+R o elige Explorador de proyectos en el menú Ver. En el módulo ThisWorkbook, ingresa el código en los Listados A y B.

Listado A

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancelar como booleano)

Imprimir en blanco y negro

Con ActiveSheet

…PageSetup. BlackAndWhite = True

Terminar con

End Sub

Lista B

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, (Cancel como Booleano)

Deshabilite el ajuste de blanco y negro.

Con ActiveSheet

…PageSetup. BlackAndWhite = Falso

Termina con

No intente copiar el código de esta página web; el VBE no podrá interpretar los caracteres no vistos de la web. Introduzca el código manualmente. O copie el código de esta página web en un editor de texto y luego copie el código del editor de texto en el módulo.

Vuelva a Excel e imprima la hoja. La vista preliminar puede mostrar el color, pero no te preocupes, debería imprimirse en blanco y negro. Si tu impresora está lejos, imprime en un archivo PDF y luego ábrelo.

El macro configurará la opción Blanco y Negro que configuró anteriormente a través de la interfaz. Si guarda el libro de trabajo, guardará la configuración. El procedimiento Antes de Guardar desactiva la configuración al guardar el libro de trabajo.

De esa manera los usuarios pueden guardar su trabajo sin afectar el funcionamiento del primer procedimiento. En este punto, la macro parece redundante, pero sólo porque no he presentado situaciones más complejas en las que se quiera imprimir en blanco y negro y en color. En este caso, es importante preservar la configuración en blanco y negro.

Este artículo ofrece dos maneras fáciles de forzar a Excel a imprimir una hoja específica en blanco y negro. Si esto funciona así, genial. Pero a menudo, necesitarás aún más flexibilidad. En un futuro artículo, te mostraré cómo construir sobre lo que has aprendido en este artículo para manejar hojas en las que necesitas ambas opciones: Imprimir en color y en blanco y negro.

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